沪建桥院办〔2019〕9号
各部门、二级学院：
档案工作是学校重要的日常基础性工作。各单位兼职档案管理人员不仅是学校档案工作的主要力量，也是本部门日常档案管理、资料维护的主责人员。根据《高等学校档案管理办法》和ISO质量管理体系及相关规定的要求，学校决定进一步加强日常档案管理工作，特别是档案员队伍建设。
各部门应高度重视此项基础性工作，把它作为本单位人员配备、分工的基本职责之一，要安排对本单位全局业务熟悉、认真细心、责任心强、相对固定和稳定的人员担任档案管理员，并为他们配备必要的档案保管场地和工具。各部门要将档案管理工作作为本部门日常管理的基本内容、形成长效机制，并纳入对相关人员的年终绩效考核因素。
现请各部门根据实际工作分工情况，确定1~若干名兼职档案专员，全面负责本单位档案管理工作，或者专门负责本单位一项重要专门档案工作。并同时确定1名部门领导分管本部门的档案工作（可以由院长、处长亲自担任）。
一、部门分管领导工作职责
1.选配好兼职档案员，为他们创造工作条件，指导他们开展工作，协调案卷及时收集，并保持档案工作人员的相对稳定。
2.关心本部门档案库房（专柜）建设，检查本部门档案材料的预立卷、组卷、归档验收情况，对本部门所属档案归档的时效性和案卷的质量负责。
二、兼职档案员工作职责
1.负责本部门全面业务（或特定业务范围的）档案材料的形成、积累、保管以及整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2.坚持平时立卷。根据本部门不同种类文件形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。
3.积极参加学校组织的档案工作业务相关培训和会议，主动接受学校综合档案室的业务指导和督促检查，规范组卷，按时移交。
各部门请将上述人员名单于2019年6月10日下班前报学校综合档案室。
联系人：徐钰；电话：58137767；邮箱：da@gench.edu.cn。
特此通知。
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2019年6月3日
