校办发〔2020〕7号
各二级学院、部门：
为切实做好我校二级学院、部门文件材料档案整理和日常归档工作，确保各门类档案的完整、准确、系统及安全，便于日后更好的利用服务，根据《上海市民办普通高等学校档案管理办法》《beat365官方网站档案管理办法（SJQU-WI-XB-101）》，现将有关工作要求通知如下：
一、归档范围内容
各单位在2020年以前（含2020年）各类工作、检查、评估和重大活动中所形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种形式和载体的文件、记录和数据。
1.归档文件应包括文书、会计、声像、实物等门类档案。
2.文书档案具体归档范围请参考《beat365官方网站各类文件材料归档范围和保管期限表》中的相关规定，实行纸质文件和电子文件双套制归档。
二、归档文件材料整理方案
1.文书类文件材料原则上按照以“件”为单位进行整理，确保文件材料的原件归档，除确实遗失无法补齐的情况外，原则上不能提交复印件、扫描打印件。
2.应归档保存的各类资料和文件材料，原则上应按规范立卷，并移交保存在学校综合档案室，各部门不应该以查阅方便为由自行留存。
3.会计档案、声像档案、实物档案等均按照相关业务规范进行整理归档。声像档案以刻录光盘存储归档为主。证书、奖牌等实物档案按件登记归档。
三、各类档案归档时间
1.各类能及时归档的材料，应在该项工作（项目）完成后第一时间归档；
2.能按自然年度归档的文件材料，应当在次年上半年学期完成归档（最迟不晚于暑假放假前）；
3.需按教学年度（学年）归档的文件材料，应当在当年下半年学期完成归档（最迟不晚于寒假放假前）；
4.其他需要一定周期才能形成的材料，应当在完成一个周期后，三个月内完成归档；
5.科研、基建等项目文件材料在项目完成通过鉴定（结题）、竣工综合验收通过后三个月内归档；
6.重要仪器设备的相关应保存文件材料在开箱验收、使用、维修时同步归档；
7.重要会议、大型活动文件材料在会议、活动结束两个月内归档；
8.校档案室随时接收声像、实物类及上级规定应接受的档案；
9.校档案室随时接收可以保存的，有史料、研究价值的校史档案资料。
四、归档工作要求
1．各学院、部门要高度重视档案管理工作，由院处长亲自过问，分管领导具体分管落实，确保兼职档案员正常履行职责，要充分认识文件材料归档的重要性，明确各业务、条线的归档责任，落实流程和时间节点，全员支持配合，认真、稳妥做好本学院、部门的档案工作。
2.各相关部门要分别建立历史档案工作临时攻坚小组，对长期未有效整理立卷、归档的历史材料，或因领导变化、人员更替等原因，导致长期未能完成整理并移交档案室的文档资料集中进行整理、查找、梳理和分析。确保本部门归库档案资料完整。
3.各学院、部门兼职档案员应根据本通知的要求，严格按照档案工作相关标准和规范对文件进行整理，按照各类档案归档时间将材料移交至学校综合档案室。如果部门兼职档案员发生变更，请及时向档案室进行报备。对于归档中存在的疑难问题，可与档案室工作人员联系。
4.学校各部门向综合档案室移交档案时，须办理交接手续、填写移交清单一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间，双方清点无误后签字、盖章，各执一份备查，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
5.学校综合档案室将进一步加强档案业务指导和培训，实施跟踪、实地指导并定期反馈各学院、部门完成归档情况。
附件：1.
《beat365官方网站各类文件材料归档范围和保管期限表》（试行）.docx
2.beat365官方网站档案(资料)移交清单表SJQU-QR-XB-101（A0）.doc
学校办公室
2020年11月28日
